団体旅行の幹事必見！旅行を成功させるために真っ先にすべきこと

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こんにちは、団体旅行コンシェルジュです。梅雨が明ければいよいよ夏本番。今年の夏は何をして過ごすか決めましたか？まとまった休暇を利用して避暑地に行ったり、海や山でレジャーを楽しんだり、人の数だけ夏の楽しみ方があります。そんな中でも、サークル仲間や社員の皆さんでの旅行を計画している人もいるのではないでしょうか？特に、幹事として全体を取りまとめることになると、様々な要望や都合を考慮しないといけないため、行き先を決めるのにも一苦労しますよね。

今日は、そんな悩める幹事にぜひ知って欲しい「旅行プランを立てる時にこれだけは抑えたいポイント」をお伝えします。団体旅行コンシェルジュでは、お客様の希望に沿った大人数での旅行プランを立てるためのサポートをしており、これまでも多くの団体様の旅行プラン提案に携わってきました。それらの経験から見えてきた、より満足度の高いプランを立てるために幹事にお願いしたいポイントが実はいくつかあるのです。これからお話しするポイントさえ押さえればもう旅行プランで迷うことありません！


▶︎この記事を読めばスマートに旅行プランを決められる幹事になれます！

「行き先」を先に決めようとするのは危険！

旅行のプランを考えようとすると、多くの人は「まずは行き先を決めよう」と考えるのではないでしょうか。行き先次第で観光や食、体験できるレジャーは大きく異なります。そのため「行き先が決まりさえすれば、旅行の目玉もある程度決まってくるし、楽にプランを立てられる」と思うかもしれません。でも、この考え、実はとても危険なんです。
実際に行き先を最初に決めようとして参加者に要望を聞いたとしたらどうなるでしょうか？おそらく、参加者各々が興味のある候補地を数多く挙げてきます。すると、何を基準に候補地を絞れば良いのかわからなくなり、収拾がつかなくなる可能性があるのです。
わかりやすく説明しましょう。仮に「綺麗な海で遊びたいから沖縄！」という要望と「美味しいものをたらふく食べたいから札幌！」という二つの意見が出たとしたら、それだけですでに幹事は頭を抱えるのではないでしょうか？理由は簡単。両者の意見は、行き先や旅行に求めていることが全く違う方向を向いているからです。しかも、いざ意見を切るにしても、なにをもって意見の取捨選択をすればいいのかわかっていないのです。
参加者の希望を叶える旅行にするために意見を聞いたのに、まとまらない意見のせいで一向に旅行のプランが決められない……なんてなってしまったら、悩みのタネになってしまいますよね。


▶︎何から決めればいいのか分からなくなり、焦ってしまうのは避けたいところ

デキる幹事は「予算」と「目的」を真っ先に確定させる

そうならないためにも、何よりも先に「おおよその予算」と「目的」を確定させることが幹事に求められています。日帰り旅行であれ、宿泊ありの旅行であれ、予算が決まっていれば現実的に行くことが可能な候補地を絞ることができます。また、旅行の「目的」が定まっていないと参加者の要望があらゆる方面に散らばってしまい、それらを一つの意見にまとめることが困難でした。けれど、例えば「食べ歩きを楽しむ」ことが旅行の目的だと決まったうえで参加者に意見を求めれば、てんでバラバラな方向に散らばることはありません。いくつか候補が挙がっても、どの意見も「食べ歩きを楽しむ」ことに重きを置いているため、意見の統合や妥協点を探しやすくなるのです。


▶︎予算が決まるだけで旅行工程に盛り込めるプランの候補が具体的に挙がるようになります

数ある選択肢を予め絞ることも幹事の役目

つまり、「予算」と「目的」が決まれば、ある程度旅行プランの選択肢を絞ることができます。その中からより良いプランを提案できるのが我々、旅行会社になります。時々「なんでもいいから旅行のモデルプランをいくつか作って欲しい」というご相談をいただくことがありますが、これだけだと我々もどのようなプランを立てればいいのかわかりません。理由はもうお分かりですよね。そう、旅行プランの選択肢・条件が全く絞られていないからです。楽しい旅行を実現できるかどうかは、提示された予算内で旅行の目的をどこまで高い基準で満たせるかにかかっています。幹事がある程度選択肢を絞っておくだけで、我々旅行会社もどこに重点を置いてプランを考えればいいのか分かりやすく、参加者のニーズに寄り添ったプランをスムーズに提案できるのです。


▶︎予算と目的が決まった上で要望をお伝えしていただければ、ニーズを満たせる具体的なご提案が可能です

こまめに情報共有ができる幹事は旅の満足度を高める

基本的に旅行会社とやりとりを行うのは幹事になります。そのため、他の参加者たちが旅行プランの詳細を知るには、幹事からの情報共有を頼ることになるでしょう。見落としがちなのは、情報共有がこまめにできるかどうかで旅行の満足度が大きく変わってくるということです。
こまめに連絡の取れる幹事であれば、参加者からの質問や疑問に対して迅速に対応することができるため、参加者は安心して旅行の準備をすることができます。逆に、連絡を疎かにする幹事だと、参加者は心もとない状態で旅行の準備をしないといけなくなります。さらに、何かトラブルが起きたときに「あの幹事に伝えても、すぐに対応してくれないかもしれない……」といった不信感を抱かせるもとになります。
参加者全員が楽しめるような旅行にするには、当たり前だと思われることを徹底するのが欠かせないのです。

 

いかがでしょうか？幹事は多くの人をまとめ、決して楽ではない仕事を皆の代表として行う、いわば苦労人です。しかも、旅行が楽しいものになるかどうかは幹事の手腕にかかってくるという、責任重大な役割です。でも、この記事を読んだあなたならもう大丈夫。幹事として抑えておくべきポイントをしっかり把握できたはずです。団体旅行の幹事になった際にはぜひ意識してみてくださいね。