虎の巻！団体旅行幹事の心得 2018年版
- サークル・ゼミ合宿
埼玉県を拠点に自社保有の貸切バスを活かした団体旅行をご提案しています。
団体旅行コンシェルジュと申します。
長期休暇のシーズンになってまいりました。団体旅行の計画の真っ最中の幹事様も多いのではないでしょうか？なかには今年初めて団体旅行の幹事を任されたという方もいらっしゃると思います。そうした方は、団体旅行幹事の仕事の多さに驚き戸惑っていることでしょう。
そこで今回は団体旅行幹事が、団体旅行当日までにやっておくべきことを、私たち団体旅行コンシェルジュの経験をもとにノウハウとしてまとめました。初めて幹事を担当する方だけでなく、皆様に読んでほしい完全保存版の虎の巻です。
団体旅行の心構え
１．全員に好かれようとすると失敗します
団体旅行に老若男女さまざまなひとが失敗します。ライフステージや立場が異なれば、趣味嗜好が異なるのは当たり前。アクティビティが好きなひとから、温泉が好きなひとまで様々です。あるいは、宿泊施設についても個室がいいのか大部屋がいいのかというのも、個人差が出るポイントです。
真面目な幹事の方ですと、全員に満足していただこうとして、あれやこれや頭を痛めることもありますが、思わしい結果にはなかなかつながらないようです。むしろ、どっちつかずのプランになってしまいがち。
ですので、大勢の意見を聞く場合には、アンケートを実施するのがおすすめです。
絞った内容になったとしても、独断ではなく「みんなの意見」という大義名分が生じるからです。
２．ほどよくザックリな感じで
緻密にプランを練ったとしても、重箱の隅をつつくようにして文句を言うひとは必ずいます。そうした方に対しては、気楽なスタンスでいきましょう。真摯な対応も度が過ぎると、あなたが疲れ果ててしまい、団体旅行全体に影響が出てしまいます。仕事のうえでは「自責」ということが大事だと言われる昨今ですが、団体旅行の場合は、ほどよく「他責」で通常業務外のイレギュラーな役割を全うしましょう。
３．過去の団体旅行を調べる
団体旅行を行うとグループは、過去にも団体旅行を行っているはずです。それら過去の情報を集めて整理しておくと必ず、今に役立ちます。評判の良かった場所、発生したトラブル、体験したアクティビティなど、そのグループならではの情報が明かになります。過去と同じミスが重なると、以前からの参加者の不満は一気に高まってしまいます。徹底的な過去のリサーチがオススメです。
STEP１ アンケートを取る
アンケートを取ると「大義名分」ができるので、合意形成がスムーズにいくことは既にご説明しました。ではどのようにアンケートをとればいいのでしょうか？ポイントはいくつかあるのですが、自由記述ではなく3～4択で質問項目をつくるのがよいでしょう。自由記述でアンケートとると、ごく一部のひとの意見しか集められません。アンケート前に、事前調査でざっくりとしたニーズをつかんで、それを基に選択肢を旅行会社に提案してもらうとよいでしょう。
STEP２ 日程、予算、人数を決める
団体旅行では、旅行代理店との協力体制が重要です。うまく使えば、幹事の仕事がぐっと楽になりますよ。
提案を受ける時にも、行き先について必要な条件を絞り込んでおくのがオススメ。ニーズとかけ離れた提案を検討する手間が省けますし、旅行代理店も提案を素早くご提示することができるようになります。
「どこでもいい」という要望は、一番避けたいところ。長引いてしまいます。せめて「海か山か」くらいは決めておきましょう。
STEP３ 旅行代理店を探す
規模やブランドで旅行代理店を決めると、コストやサービスで後悔する元です。
むしろ良い担当者がついてくれた会社を選ぶべきです。その担当者は、幹事にとってみれば団体旅行の相棒です。
数ヶ月にわたって継続的なコミュニケーションをとることもあります。
それなのに、幹事の都合を汲んでくれない担当者だと後々苦しむもとです。
複数社の担当者と実際に会ってみて、比較しながら検討するのがオススメです。
ワンポイントアドバイス
「複数社に見積もり依頼をしています」と伝えてみましょう。ディスカウントできる可能性が生まれます。
STE P４ 提案を受ける
旅行代理店からは複数の見積もり・プランの提案があることでしょう。特に、見積もりが出そろったら、下記の項目は要チェック。
「宿泊費」（同じホテルでも金額が違う場合があります。）
「バス代」（貸切バスが自社保有の場合には金額が大きく下がります。弊社は自社バスを50台以上保有しています。）
「添乗費」（大手は大体2万円/日、弊社の場合1万5千円ほど。3日で1万５千円ほど変わります。）
「取扱料金」（1人数百円とるのが一般的ですが、会社によって変わります。人数が増えると金額の差が出てきます。）
STEP５ 旅行代理店と契約を結ぶ
旅行代理店を決めたら、契約を結びます。そして、いよいよプランの詳細を詰めて行きます。
STEP６ プランを確定させる
「カラオケをしたい」「宴会場を使いたい」「昼はマリンスポーツがしたい」 「ゴルフがしたい」「昼は何パターンかアクティビティを用意して欲しい」など希望はなるべく沢山伝えてください。 それを元に、旅行パッケージの詳細を固めてご連絡します。
ワンポイントアドバイス
参加者の生年月日は要確認です。前後で誕生日が近い人がいるなら、花束やケーキをホテル・旅館側に手配をお願いすることも可能です。幹事としての評価が高まりやすいのでオススメです！
STEP7 社内周知を行う
しおりなどを事前に配布して、プランを全社員に共有することが大事です。
旅行会社に頼めるようであれば、頼んでしまいましょう。（弊社の場合サービスで旅行のしおりを作成します。）
STEP 8 準備物の確認
一般的に必要なもの
・お酒
・お菓子類
・宴会などの企画に使うもの
・参加者名簿（飛行機の場合は必要）
弊社の団体旅行では、実は幹事様で用意してもらうものはそんなにありません。 必要そうなものがあれば旅行代理店の担当者に頼んで見ましょう。 大抵のものは用意してくれます。
「動き」のいい旅行代理店を選びましょう！
団体旅行では、旅行代理店をうまくつかえるかが成功のカギです。旅行代理店は頼みさえすれば、色々と動いてくれます。そもそも、動きの悪い旅行代理店には頼むべきではありません。できることなら、頼まなくても率先して動いてくれる旅行代理店がベストです。
団体旅行コンシェルジュでは、幹事様の気疲れも少なくするために、私たちが頭と心をつかって積極的に必要な動きをご提案していきます。お気軽に団体旅行コンシェルジュにお問い合わせください。
